Český-jazyk.cz aneb studentský underground­

• úvaha, příp. odborný referát/výklad

Čas, co je to vlastně čas? A lze ho vůbec řídit? Jeden ze známých vědeckých zákonů říká, že hmotu nejde vytvořit, ani zničit, ale jak je to s časem? Lze tento zákon aplikovat i na čas? Jelikož čas není hmota, není vidět, nemůžeme se ho dotknout a ani nezabírá místo, můžeme předpokládat, že tento zákon vzhledem k času aplikovat nelze. Chyba! Čas sice není hmota, ale zcela jistě nemůže být vytvořen, ani zničen, všichni lidé mají k dispozici 24 hodin denně, ne více ne méně. Tak jak je tedy možné časem plýtvat? Je to možné, výzkumy dokazují, že většina lidí využívá pouze zlomek svého času efektivně. Hlavní rozdíl mezi úspěšnými a neúspěšnými lidmi je pouze ve způsobu, jakým využívají svůj čas. Je pravdou, že den má pouze 24 hodin bez ohledu na to, co jsme za tu dobu stihli, ale tím, že čas budeme využívat efektivněji, budeme schopni svůj den naplnit větším množstvím aktivit. Výsledkem bude, že vy jako osoba budete produktivnější a efektivnější, což jsou dvě vlastnosti, které jsou vždy velmi ceněné v souvislosti se zaměstnáním či podnikáním.

Ale jak je to tedy s řízením času? Lze čas řídit? Z mého pohledu čas není možné řídit, protože čas není žádný stroj, který by měl tlačítka jako zrychlení, zpomalení, dopředu, dozadu anebo pauza. Znamená to tedy, že čas řídit nelze, nemůžeme si plynutí času zpomalit, pokud nestíháme, nebo dokonce zmáčknout tlačítko pauzy. Ale co dělat, když tedy čas nejde řídit? Lze tedy s časem nakládat lépe? Nebo jak jeho využití zefektivnit? Na tyto otázky existuje mnoho odpovědí. Odpovězme si nejprve na otázku, co lze řídit, když to není čas? Jsou to události, úkoly či povinnosti, které se právě v tom čase odehrávají. Tyto věci řídit lze, a s tím úzce souvisí otázka time managementu.

Tím že svůj čas budeme využívat efektivně, můžeme mnohem rychleji dosáhnout svých snů či cílů, a pokud naše cíle závisí na dodržení určitých termínů, pak efektivní využití času často ovlivní, zda jich kdy vůbec dosáhneme. Možná máme v životě více druhů různých cílů, jsme lidé, rodiče, studenti, manažeři, máme nějaké ambice ke komunitě, v níž žijeme, a v neposlední řade jsme jednotlivci s touhou dosáhnout svých osobních, finančních a materiálních cílů. Jestliže chceme být úspěšní ve všech rolích, které jsme si zvolili, bude pro nás velmi důležité naučit se používat různé principy, jež nám mohou pomoci rozvíjet naše schopnosti a efektivně využívat nás čas.

Ale jak je to s těmi našimi sny a cíli? Možná to může někomu připadat přihlouplé o něčem snít, přemýšlet o tom, čeho bychom chtěli dosáhnout, stanovovat si vlastní cíle, mít vize či přání. Ale věřte mi, bez toho, aniž bychom si své sny či cíle stanovili, nikam nedojdeme, ničeho nedosáhneme. Tím, že si stanovíme svůj cíl, nebo víme, čeho chceme dosáhnout, máme udaný směr. Víme, co chceme, čeho chceme dosáhnout a máme možnost náš cíl nebo sen pronásledovat a přibližovat se k němu. Vůbec není na škodu stanovovat si cíle. Vysvětlím na příkladu. Berme v potaz, že chci zhubnout do příštího roku 20 kilogramů. Nyní si udělám malou analýzu mého cíle. Za prvé zjistím, zda je tento cíl vůbec reálný. Dvacet kilogramů za jeden rok jako reálné shledávám, proto pokračuji ke kroku dvě. Je tento cíl dobře změřitelný, abych zjistil, zda jsem tohoto cíle dosáhl? Ano, vím přesně, kolik kilogramů chci zhubnout, a dokdy to má být hotové, to znamená, že mohu dokonale určit, zda jsem dosáhl toho, co jsem chtěl. A nyní zpátky k "mezicílům". První z menších cílů, které povedou k dosažení hlavního cíle, tedy k mému zhubnutí, může být rozhodnutí, že upravím své stravovací návyky, vytvořím si svůj nový jídelníček, a to třeba hned zítra. Jako druhý podpůrný cíl je to, že si zajistím osobního trenéra ve fitness centru a koupím si celoroční vstup do takového centra. Tohoto cíle se dá dosáhnout také velmi rychle, ale uvědomme si, že je nutné si stanovit lhůtu, do kdy chci mít tento úkol splněný. Dále je potřeba si vzít předsevzetí, že budu opravdu dodržovat své nové stravovací návyky a pravidelně chodit cvičit. Toto je možné kontrolovat denně či týdně. Další z podcílů může být třeba to, že přesně za dva měsíce chci zhubnout tři kilogramy. Přesně vím, co od sebe chci a mám dokonalou možnost sebekontroly - po uplynutí dvou měsíců vím, zda jsem svého cíle dosáhl, či nikoliv. Pokud jsem cíle dosáhl, je vše na nejlepší cestě docílit svého hlavního cíle, což v tomto případě bylo zhubnutí dvaceti kilogramů, ale pokud jsem svého cíle nedosáhl, hledám možné příčiny, čím to mohlo být, proč jsem nezhubl a tak dále. Nejprve se však snažíme hledat chyby na naší straně, teprve potom hledáme chyby na jiných lidech. Nyní mě napadlo ještě jedno přirovnání. Co je cílem hokejového týmu při zápase? Vyhrát! Co všechno musí hráč udělat, aby splnil cíl? Nejprve musí získat puk, to je první podcíl, poté musí přebruslit hřiště, obejít obranu, to byl krok dvě, a vstřelit branku, poslední krok. Cíle tým dosáhne pouze tehdy, zopakuje-li tento cyklus vícekrát než jeho protivník. Vezme puk, obejde obranu a vstřelí gól...

Nyní se může zdát, že stanovení cílů je jedna z nejdůležitějších věcí v odvětví řízení svých aktivit a je tomu opravdu tak. Proč tedy málokdy slýcháme o cílech či snech druhých? Je to prosté, většina lidí se již setkala s někým nebo někým, čemu se říká "Zloděj snů", ve skutečnosti se s tímto setkáváme dennodenně. Opět uvedu krátký, ale jasný příklad. Odmalička jsem chtěl mít krásné rychlé auto, nejlépe ve sportovní úpravě. Svěřil jsem se proto s mým snem kamarádovi, abych se s ním podělil o mé celoživotní přání. Co se ale stalo pak? Kamarád mi na to řekl: "No jo, sen je to sice krásnej, ale víš ty, kolik takový auto stojí? Kde bys na to vzal? Spadni na zem, kámo, budeš mít to, co tu má většina z nás, starou oprejskanou stodvácu, v lepším případě nějakýho starýho pežota." Tak přesně tohle byla dokonalá krádež mého snu. Ale pokud si stanovíme cíle, kterých lze dosáhnout (jakožto mít krásné rychlé auto je cíl, kterého dosáhnout určitě lze), pamatujte, že nic není nemožné. Sen jsem si ukrást nenechal, měl jsem doma na nástěnce vystavená krásná rychlá auta, chodil jsem se na ně dívat do autosalonů, a co se nestalo? Těsně po dovršení mých dvacátých narozenin jsem si koupil krásné, sic ojeté, sportovní auto, které bylo minimálně pětkrát dražší a dvakrát rychlejší než auto mého zloděje snů.

Vraťme se ale k organizaci času. Jaké jsou principy či metody, jak svůj čas využívat efektivněji? Jak být úspěšnější? Jak naložit se svým časem tak, abych ho využíval efektivně, stíhal to, co stíhat mám nebo dokonce stihnout musím. Ať chcete, nebo ne, věřte mi, že pro správné řízení svých aktivit budete potřebovat pomocníka, nemám tím teď na mysli nějakého sluhu, který by vykonával úkoly za vás, ale jednoduše nějaký organizér, zápisník nebo něco, kam si můžete přehledně zapisovat to, co je potřeba udělat, to, co máte hotové, a také to, jak naléhavé nebo důležité jednotlivé úkoly jsou. Nyní si někteří z vás mohou říkat: "To nepotřebuji, mám přece svoji hlavu a v ní mozek a paměť!" - to je sice bezpochyby pravda, ale zaručuji vám, že si nedokážete stoprocentně zapamatovat všechny úkoly a povinnosti, které máte vykonat.

Nyní se zaměřím právě na toho pomocníka, o němž jsem se zmínil v předchozí části. V dnešní době existuje mnoho druhů diářů, organizérů či softwarových programů, ale ne každý se hodí pro všechny druhy vaší práce, a proto můžete být při jejich výběru právem zaskočeni. Musíte si vybrat ten, jenž se hodí pro vaši práci nejvíce. Ale podle čeho si svého pomocníka vybrat? Musí v něm být místo na denní nebo týdenní seznamy úkolů, u každého dne musí být dostatek místa na psaní si poznámek a postřehů, místo na nějaká jména, adresy a telefonní čísla. Je nutné se také rozhodnout, zda potřebujete přenosný, nebo pevný stolový systém. Je chytré používat jenom jeden systém, pokud je to samozřejmě možné. Ne vždy tomu tak je, proto čím méně času strávíte kopírováním dat z jednoho systému do druhého, tím lépe. Většina dnešních systémů těmto požadavkům zcela vyhovuje, ale je možné využívat i kombinace těchto systémů. Musíte si jednoduše uvědomit, co potřebujete, a ne to, co je v aktuální nabídce. Máte mnoho možností, jednoduchý diář z obchodu s kancelářskými potřebami, papírový organizér od dobré společnosti dle zásad time managementu, elektronický kapesní organizér, notebook, stolní počítač, atd.

Ale který z výše uvedených organizérů použit? Papírový, elektronický nebo snad počítač? Výběr závisí čistě na vás, pokud vaše firma nenařídí nějaký předepsaný systém, ale žádný systém nemůže vyhovovat každému, každý ze systémů má své výhody i nevýhody. Mezi hlavní výhody papírového diáře patří snadné použití, možnost dělání si náčrtků, diagramů nebo grafů, snadno se v papírovém diáři listuje a hledá. Je vždy při ruce a k dispozici. Mezi nevýhody patří nepohodlné doplňování informací a špatná přístupnost ostatním spolupracovníkům. Elektronický organizér má také spoustu výhod, jako jsou přenosnost, kalendář je zde na několik let dopředu, kompatibilita s počítačem. Nevýhodou může být ztráta dat pro nepozorného uživatele, a to v případě, že mu vypadne baterie. Zapisování do těchto elektronických diářů nebývá zrovna nejpohodlnější a je zde skoro nemožné kreslit grafy, diagramy nebo schémata. Bohužel si také nepřipíchnete k danému dni poznámku na papíře. Notebook patří v dnešní době do základního vybavení manažera, pokud ho také použije jako svůj organizér, velice mu to ulehčí sdílení informací pomocí sítě, je zde spoustu paměti pro zapisování dat, jednoduché doplňování informací a psaní poznámek, výborná je také kompatibilita s kancelářským vybavením (např. tiskárnou) nebo přístup k e-mailům. K hlavním nevýhodám notebooků patří neskladnost, i když v dnešní době miniaturizace se tento problém stále zmenšuje, notebook má také omezenou dobu používání, pokud nemá přístup k síťovému napájení, v neposlední řadě je také nevýhodou to, že notebook prostě nemůžete mít stále při sobě, a proto se doporučuje kombinování s jednoduchým papírovým diářem.

Zvykejme si psát poznámky, psát záznamy z telefonických hovorů, pište vzkazy, ceny, komentáře, sliby a podobně. Budete-li se touto radou řídit, nemusíte mít strach, že na něco zapomenete. Klíčový je návyk!

Nyní víme, kam zapisovat do našeho pomocníka, ale nevíme, co zapisovat a jak naše úkoly a cíle rozdělovat. Tomuto bych se rád věnoval v další části mé úvahy. Každý z našich úkolů, každá povinnost se dá rozdělit do jedné ze čtyř skupin priorit - A, B, C a D. Do těchto skupin přiřazujeme své úkoly podle dvou kritérií, a to podle důležitosti a naléhavosti daného úkolu. Prioritu A přiřadíme těm úkolům, které jsou důležité a naléhavé. Důležité problémy mají mít vždy nejvyšší prioritu. Prioritu B přiřadíme takovému úkolu, jenž je sice důležitý, ale není naléhavý, nemusíme ho udělat dnes, ale třeba až za týden. Priorita C - tyto věci jsou naléhavé, je potřeba je nutně udělat, ale uvědomme si, že ne všechny úlohy musíme dělat my sami, je docela dost možné, že úkoly s prioritou C můžeme někomu přenechat, aby je udělal za nás. Na věci, které nejsou ani důležité, ani naléhavé, můžeme aplikovat Paretovo pravidlo. Jen dvacet procent úkolů z priority D musíme udělat, a těchto dvacet procent splněných úkolů z této priority nám přinese osmdesát procent výsledků, proto je velmi efektivní definovat těch dvacet procent, a na zbytek můžeme s klidem zapomenout. Abychom mohli správně zařadit úkoly do jedné z priorit, je nutné rozpoznat rozdíl mezi důležitostí a naléhavostí, když je něco důležité, ještě neznamená, že je to naléhavé a naopak. Je-li úkol naléhavý, nemusí být vůbec důležitý. Například když vám dojde benzín, bude pro vás naléhavé natankovat, ale už není důležité, ke které čerpací stanici pojedete. Jet dalších deset kilometrů jen kvůli tomu, abychom dostali věrnostní body, je absurdní, a bylo by to pouze plýtvání časem. Skutečnost, že je něco naléhavé, vás najednou zbaví myšlenek na důležitost, zkuste tyto dva pojmy DŮLEŽITOST a NALÉHAVOST držet odděleně. Je také možné, že se jednotlivé úkoly budou stěhovat z jedné priority do druhé. Krásně je to vidět na našem manažerském projektu. Když jsme projekt dostali zadaný, přiřadil jsem ho do priority B, byl sice důležitý, ale zdaleka ne naléhavý. Jak plynul čas, a začal měsíc duben, úkol s názvem odevzdat řádný a kvalitní manažerský projekt se přesunoval z priority B do priority A, protože se stával naléhavějším a naléhavějším. Co ale dělat, když se během dne vyskytne něco nového? A to se obyčejně stane... Tomuto jevu se říká reaktivní úkol, je nutné ho zařadit do svého seznamu úkolů, které máte udělat a přiřadit mu prioritu. Proaktivní úkoly jsou naopak ty, jež přímo vyplývají z vaší práce, jedná se o úkoly, které máte dopředu naplánované a posunují vás či vaši firmu dopředu. Úkoly rutinní (běžné všední práce) jsou ty úkoly, které musíte každý den vykonávat, ale nikdy vás neposunou vpřed, naopak jejich nesplnění vás může pěkně brzdit a zanechávat vzad. Pak tu jsou ještě "Zloději času", kdy je nutné se naučit říkat NE. Nemá smysl "tlachat" o ničem, je to pouhé mrhání časem, a pak se běžně stává, že nemáte čas na úkoly s prioritami A nebo B.

Ještě předtím, než shrnu myšlenky mé úvahy, si zkuste udělat krátký test, skládajíc se ze dvaceti jednoduchých otázek. Nezáleží, kolik bodů získáte nyní. Důležité je, kolik bodů budete mít třeba za měsíc či za půl roku, když se budete řídit zásadami time managementu. Každou otázku ohodnoťte body od 0 bodů - což je slabý, až po 5 bodů - výborný:

1. Mám absolutně jasno v tom, co je pro mě důležité.
2. Mám jasné pracovní cíle v souladu s prováděním svých úkolů.
3. Dávám přednost všem svým pracovním cílům.
4. Mám pocit kontroly nad všemi pracovními událostmi.
5. Jsem zvyklý využít několika minut pro naplánování každého týdne a dne.
6. Umím skloubit důležité úkoly v průběhu celého pracovního dne.
7. Rozeznám úkoly, které nejsou ve skutečnosti důležité, i když jsou naléhavé.
8. Přinutím se udělat si čas na důležité věci.
9. Často říkám ne, pokud se jedná o úkoly, které nejsou opravdu důležité nebo nespadají do mé náplně práce.
10. Rozpoznám banální záležitosti, vypořádám se s nimi rychle a efektivně.
11. Mám pod kontrolou přerušování práce, včetně telefonických hovorů.
12. Moje pracoviště je dobře uspořádané, najdu vše, co zrovna potřebuji.
13. Mezi soukromým životem, ambicemi a prací je určitý soulad.
14. Nezapomínám na závazky, které jsem učinil a plním je.
15. Když si na něco stanovím termín, vím, že to bude tehdy k dispozici.
16. Můj diář, popřípadě plánovač je pro mě nezbytný.
17. Dostávám se domů v rozumnou hodinu, a práci si domů nosím jen v případě, rozhodnu-li se tak já.
18. Držím svůj stres na ovladatelné úrovni.
19. Mám zcela přesně vymezeny nejdůležitější věci, kterých chci dosáhnout.
20. Každý den dávám přednost denním úkolům.

Kolik bodů jste dosáhli ze sta možných dnes, kolik jich dosáhnete, když svůj test zopakujete za měsíc? Je to podobné jako hubnutí, každý víte, co je potřeba udělat, trvalou změnu ve svých stravovacích návycích. Toto je to samé, víte co udělat, ale vydržíte to?

Jaký je tedy správný management používání času? Veďte si časový harmonogram, čas dokáže plynout, a člověk, jemuž se ho nedostává, může těžko plánovat jeho využití. Dokud přesně nevíte, kam váš čas mizí, bude pro vás obtížné začít jej lépe využívat. To je důvod, proč je časový harmonogram tak důležitý. Veďte si seznam svých aktivit, většina lidí by mohla být okamžitě mnohem efektivnější, pokud by si oni dotyční vedli svůj seznam aktivit, říká se tomu také seznam úkolů, prostě seznam toho, co je třeba udělat. Je to jednoduše osobní seznam závazků a povinností; když vás nějaký napadne, zapište si jej na seznam, tak budete mít možnost sledovat události kolem vás beze strachu, že na něco zapomenete. Tento seznam aktivit vás učiní mnohem efektivnější, protože se nebudete muset během dne několikrát zastavovat, abyste se ujistili, že jste schopni vzpomenout si na všechny svoje povinnosti. Každý den si znovu projděte seznam vašich aktivit, abyste určili, které události vás nejvíce přibližuji k uskutečnění vašich cílů. Poté co je určíte, stanovte si priority. Seřaďte události podle významu a pak poznáte, které činnosti a v jakém pořadí máte podniknout pro dosažení nejlepších výsledků. Vytvořte si rozvrh. Tím že nahlédnete do seznamu činností, můžete určit časové prodlevy nebo zvláštní časové úseky pro určité činnosti. Díky tomu že si povedete rozvrh, pomůže vám to si udržet přehled o tom, co je důležité, přičemž myslete na to, že každý máme jen 24 hodin denně. Pravděpodobně každý 6-8 hodin spí, to znamená, že máme 16-18 hodin bdělosti, abychom mohli provozovat aktivity, které jsou pro nás důležité. Jestliže se nám nashromáždí příliš mnoho události v daném dni, týdnu či měsíci, pak vám pravděpodobně bude chybět čas, který by mohl být těmto aktivitám věnován, a vy okamžitě poznáte, že méně důležité aktivity musí být odloženy nebo dokonce zrušeny. S těmito základními principy organizace času jste nyní připraveni začít svůj čas efektivně řídit.

Časový harmonogram nám ukáže, kde se potřebujeme zlepšit. Seznam aktivit nám odhalí, kde se potřebujeme zlepšit. A rozvrh nám odkryje, kdy bychom to měli udělat.